Code de Conduite Fournisseurs (FR)
1. Préambule
Ce Code de Conduite des fournisseurs créé par I-TEN (ci-après dénommé « Code ») a pour objectif de fournir des lignes directrices à tous les fournisseurs ayant ou pouvant avoir des activités d’affaires et interactions commerciales avec I-TEN.
On entend par fournisseurs au sens du présent Code tous les fournisseurs, prestataires, sous-traitants, consultants, agents (commerciaux), distributeurs, partenaires, en ce compris leurs collaborateurs, leurs filiales et les collaborateurs de leurs filiales, actuels ou futurs (ci-après dénommé le « Fournisseur »).
Ce Code s’appuie sur la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme, les principes du Pacte Mondial de l’ONU, les principes généraux de l’Organisation Internationale du Travail (OIT), les Objectifs de développement durable de l’ONU ainsi que sur la Politique RSE.
Il est attendu du Fournisseur qu’il se conforme aux exigences du Code. Les principes d’intégrité, d’honnêteté et de professionnalisme doivent être respectés en toutes circonstances.
Il est précisé que si les dispositions législatives et réglementaires applicables dans les juridictions où le Fournisseur exerce ses activités sont plus exigeantes que celles du Code, il doit bien entendu s’y conformer.
La diffusion du Code par le Fournisseur au sein de son organisation est obligatoire. Dès lors tous les collaborateurs, toutes les filiales en lien avec I-TEN sont tenus d’être informés. Le Fournisseur est tenu d’inviter ses propres fournisseurs à se conformer à ces exigences.
Il est précisé que toutes les situations, auxquelles I-TEN et le Fournisseur peuvent être confrontés dans l’exercice de leurs activités commerciales/d’affaires, ne peuvent être anticipées dans ce Code.
2. Engagements
2.1 Interdire toute forme de travail forcé et le travail des enfants
2.1.1 Travail des enfants
Il est strictement interdit au Fournisseur de faire travailler des enfants en dessous de l’âge légal du pays où il exerce ses activités. Le Fournisseur se conforme sur ce point aux dispositions de l’OIT relatives à la santé, la sécurité et la moralité des mineurs.
2.1.2 Travail forcé ou obligatoire
Le Fournisseur ne doit en aucune façon recourir, participer ou bénéficier d’aucune forme de travail forcé, obligatoire ou involontaire. Cela inclut le travail en prison, l’esclavage, le travail forcé, le travail militaire, les contrats de travail ne pouvant être dénoncés par les travailleurs ou toute forme de trafic d’êtres humains.
2.2 Assurer la santé et la sécurité au travail
2.2.1 Employés et collaborateurs
La santé et la sécurité au travail des collaborateurs/salariés doivent constituer une priorité pour le Fournisseur dans tous les aspects significatifs de ses activités.
Le Fournisseur doit ainsi, au minimum, se conformer à tous les règlements, lois et normes applicables en matière de santé et sécurité en ce compris les règles de sûreté et de sécurité de la chaîne du transport et de la logistique. Le Fournisseur devra prendre les mesures appropriées telles que politiques, normes, procédures, mesures d’urgence et systèmes de gestion, en vue de prévenir les maladies professionnelles et les accidents liés au travail, et fournir un milieu de travail sécurisé et sain à ses collaborateurs/salariés. Le Fournisseur s’assure également que ses partenaires commerciaux, sous-traitants et autres tiers agissant directement ou indirectement pour le compte d’I-TEN sont à tout moment en conformité avec les lois et règlements mais également les usages applicables en matière de santé, hygiène et sécurité.
2.2.2 Produits
Le Fournisseur doit s’assurer de la conformité et de la sécurité des produits livrés (processus, fabrication, utilisation et fin de vie du produit) conformément aux règles de l’art, aux lois et réglementations applicables, notamment au moment de la mise en circulation du produit et particulièrement en prenant en compte des réglementations de sécurité des produits liés à son développement (ex : ISO26262). Le Fournisseur se doit d’alerter I-TEN en cas de risques relatifs à la mise en oeuvre, à l’utilisation ou tout autre traitement du produit fourni. Un plan de sécurisation adapté devra être mis en place afin de se prémunir du risque.
2.3 Maintenir et améliorer les bonnes pratiques en matière d’emploi et d’éthique professionnelle
2.3.1 Non-discrimination
Le Fournisseur doit s’abstenir de toute discrimination dans le recrutement, les pratiques ou conditions de travail, y compris en matière de rémunération, d’avantages, d’avancement, de discipline, de licenciement ou de retraite, ainsi que de toute discrimination basée sur la race, la religion, l’âge, la nationalité, l’origine sociale ou ethnique, l’orientation sexuelle, le sexe, le statut marital, les opinions politiques, l’invalidité ou toute autre catégorie protégée par la loi.
2.3.2 Harcèlement
Nos Fournisseurs doivent mettre en place des mesures raisonnables et efficaces pour s’assurer que leurs employés bénéficient d’un environnement de travail exempt de tout harcèlement physique, psychologique, verbal ou de tout autre type, ou de toute autre conduite ou pratique abusive.
2.3.3 Interdiction des Représailles
Le Fournisseur ne doit tolérer aucune mesure de représailles à l’encontre d’un collaborateur/salarié rapportant de bonne foi un mauvais traitement, un acte d’intimidation, de discrimination, de harcèlement ou toute violation de la loi applicable ou du présent Code, ou participant à une enquête basée sur un tel rapport.
2.3.4 Rémunération et temps de travail
I-TEN attend de son Fournisseur qu’il reconnaisse le caractère indispensable des salaires pour répondre aux besoins fondamentaux des collaborateurs/salariés. Le Fournisseur doit, au minimum, se conformer à toutes les lois et réglementations régissant les salaires et le temps de travail en vigueur, notamment celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires, au temps de travail maximum, aux taux horaires et aux autres éléments de la rémunération, et fournir les avantages légalement obligatoires.
2.3.5 Dialogue social
Nos Fournisseurs doivent respecter le droit de leurs employés à s’associer librement et à communiquer ouvertement avec la direction concernant les conditions de travail, sans crainte de harcèlement, d’intimidation, de sanction, d’interférence ou de représailles. Nos Fournisseurs doivent favoriser la mise en oeuvre de pratiques non discriminatoires à l’égard des représentants des travailleurs. Nos Fournisseurs doivent reconnaître et respecter tout droit de leurs travailleurs à exercer leurs droits légaux de libre association, y compris le fait d’adhérer ou non à une association de leur choix.
2.3.6 Relation de travail
Nos Fournisseurs doivent adopter et adhérer à des règles et conditions d’emploi qui respectent leurs travailleurs et sauvegarder a minima leurs droits en vertu des lois et réglementations nationales et internationales en matière de travail et de sécurité sociale du pays dans lequel leurs travailleurs sont employés. Nos Fournisseurs doivent fournir à leurs employés des moyens de soulever des questions ou des préoccupations d’ordre juridique ou éthique, sans crainte de représailles. Les Fournisseurs sont également tenus de prendre des mesures pour prévenir, détecter et corriger toute action de représailles.
Nos Fournisseurs doivent promouvoir les opportunités de développement professionnel auprès de leurs employés, afin d’encourager le développement des compétences et des connaissances.
2.4 Protéger l’Environnement et adopter une démarche responsable
Le Fournisseur doit exercer ses activités dans le respect de l’environnement et se conformer à toutes les lois et règlementations en vigueur en la matière, dans le pays de fabrication ou de livraison des produits ou services concernés. Il s’engage à minimiser continuellement les impacts de ses activités sur l’environnement et à les piloter au travers de bilans carbones de son organisation et d’analyses du cycle de vie des produits livrés à I-TEN. Ces documents devront être fournis à I-TEN sur demande dans un délai raisonnable.
2.5 Respecter les règles en matière de concurrence
Le Fournisseur doit se comporter loyalement dans la conduite de ses affaires afin de garantir l’existence d’une concurrence effective, indispensable au bon fonctionnement de l’économie et à la régularisation du marché sur lequel il opère. En ce sens, le Fournisseur s’engage à respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de lutte contre les pratiques anticoncurrentielles et restrictives de concurrence.
2.6 Veiller à l’éthique des affaires (lutte contre la corruption et prévention des conflits d’intérêt)
Le Fournisseur ne doit pas tolérer, permettre ou pratiquer le détournement, le blanchiment d’argent, l’extorsion de fonds, les pots de vin ou d’autres formes de corruption dans ses transactions avec tout responsable ou employé gouvernemental ou acteur du secteur privé. Le Fournisseur doit respecter toutes les lois locales, nationales et internationales en vigueur, ainsi que le principe adopté par le Pacte Mondial des Nations Unies, qui stipule que « les entreprises doivent combattre la corruption sous toutes ses formes, y compris l’extorsion de fonds et les pots-de-vin. »
Le Fournisseur se livrera uniquement à des affaires légitimes et des pratiques éthiques dans le cadre de ses opérations commerciales/d’affaires ; il ne paiera, offrira, donnera, promettra ou autorisera, directement ou indirectement, aucun paiement d’une valeur quelconque à un tiers dans le but ou l’intention d’induire ce tiers à se servir de son autorité pour venir en aide au Fournisseur ou à un autre tiers ; et n’acceptera aucun paiement ou avantage de quelque ordre que ce soit comme encouragement ou récompense pour toute acte ou indulgence ayant notamment rapport avec tout sujet et/ou toute affaire réalisés par ou au nom d’I-TEN.
Plus particulièrement, le Fournisseur s’interdit de proposer à I-TEN ou ses collaborateurs/salariés des sommes d’argent, cadeaux, invitations ou autres avantages, pouvant influencer des décisions en cours ou à venir.
Le Fournisseur doit être conscient que tout collaborateur/salarié d’I-TEN ne peut offrir ni recevoir de cadeau, invitation, paiement ou autre avantage pouvant influencer ou donner l’apparence d’influencer une décision commerciale. Ceci s’applique également à toute personne proche du collaborateur/salarié (famille, ami, etc.).
Toutefois, si la loi ou la réglementation applicable le permet, des cadeaux d’une valeur suffisamment faible pour ne pas être perçue comme une tentative de corruption, tels que des stylos, agendas, tasses ou confiseries pourront être offerts aux collaborateurs/salariés d’I-TEN, sous réserve que la fréquence à laquelle les cadeaux sont offerts ne revêt aucun caractère excessif et inadéquat et à la condition que ces cadeaux portent systématiquement la marque, ou tout autre signe distinctif, propre au Fournisseur.
De même, le Fournisseur doit veiller à ce que ses collaborateurs/salariés évitent toute situation de conflit entre les intérêts du Fournisseur et leurs intérêts personnels ou ceux de leurs proches. En cas de conflit d’intérêt identifié, le Fournisseur se doit d’alerter I-TEN. Les Parties se réuniront pour convenir de la démarche à suivre.
2.7 Assurer la transparence et la protection de l’information
2.7.1 Confidentialité
Le Fournisseur s’engage à respecter scrupuleusement la confidentialité des données/informations, et secret des affaires le cas échéant, fournis par I-TEN. A titre d’exemple, et sans que cette liste soit exhaustive, sont qualifiés de confidentiels (voire de secret des affaires) : les informations économiques, commerciales et financières, les secrets de fabrication et le savoir-faire, les techniques, les équipements, les outils, les méthodologies, les procédés, les informations sur le personnel, les informations sur les clients, les remises de prix, les échantillons de produits, les devis, les plans, les dessins, les photographies, etc.
Le Fournisseur doit traiter toutes les informations d’I-TEN (données/informations confidentielles/secret des affaires) uniquement et exclusivement dans le but pour lequel elles ont été collectées, reçues ou rendues disponibles, conformément aux instructions fournies par I-TEN, et sous réserve des mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour les protéger contre tout(e) perte, altération, divulgation ou accès non autorisé(e), ou autre forme de traitement illégal.
2.7.2 Propriété intellectuelle
Le Fournisseur est tenu de se conformer à toutes les lois applicables régissant les revendications de droits de propriété intellectuelle, y compris la protection contre la divulgation, les brevets, les droits d’auteurs et les marques.
2.7.3 Sécurité de l’information
Les Fournisseurs d’I-TEN doivent protéger les informations confidentielles et de nature exclusive appartenant à autrui, y compris les informations personnelles, contre tout accès, destruction, utilisation, modification et divulgation non autorisés, par le biais de procédures de sécurité appropriées, comme l’exigent la loi et/ou le contrat applicable.
Le Fournisseur se doit d’alerter I-TEN en cas de risques relatifs à la sécurité des informations concernant I-TEN et ses produits. Un plan de sécurisation adapté devra être mis en place afin de se prémunir du risque.
2.7.4 Exactitudes des informations transmises
Chaque Fournisseur doit s’assurer que les données et informations qu’il peut être amené à fournir à I-TEN relatives au respect du Code, quelle que soit leur nature (technique, commerciale ou autre) et leur format (numérique, imprimé ou oral) sont exactes, complètes, transparentes, mises à jour et partagées en temps utile.
2.8 Garantir la conformité aux règles du commerce international
2.8.1 Respect des règles en matière de contrôle des exportations
Le Fournisseur s’engage à respecter toutes les règles applicables en matière de contrôle des exportations et de sanctions des Etats membres de l’Union Européenne, des Etats-Unis d’Amérique, et de tout autre pays concerné (ci-après dénommées les « Règles du Contrôle à l’Exportation »). Ainsi, le Fournisseur s’interdit de violer, ou de pousser à la faute I-TEN en la contraignant à violer, une ou des Règles du Contrôle à l’Exportation (tel que l’approvisionnement ou la livraison de fournitures dans des pays soumis à sanction).
En sus, le Fournisseur s’engage à informer et s’assurer que ses partenaires commerciaux, employés, représentants, sous-traitants et autre tiers agissant directement ou indirectement pour le compte d’I-TEN sont à tout moment en conformité avec les règles de sûreté de la chaine du transport et de la logistique susceptibles de s’appliquer.
2.8.3 Respect des règles en matière d’importation
Le Fournisseur s’engage à se conformer à la réglementation européenne et/ou toute autre réglementation applicable relatives aux minerais (tels qu’étain, tantale, tungstène, or) provenant de zones de conflit. À ce titre, le Fournisseur se doit d’ores et déjà d’exercer son devoir de diligence et de veiller à ce que ses importations, entrant dans le champ d’application desdites réglementations, proviennent exclusivement de sources responsables et ne soient pas issues de conflits. Ainsi, à compter du 1er janvier 2021, le Fournisseur devra satisfaire aux exigences du « Guide de l’OCDE sur le devoir de diligence pour des chaînes d’approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque » et en respecter les cinq étapes établies.
2.8.4 Chaînes d’Approvisionnement Transparentes
Afin de garantir la transparence de nos chaînes d’approvisionnement, I-TEN demande à ses Fournisseurs de cartographier, de suivre et surveiller en permanence tous les sites à tous les niveaux de leur chaîne d’approvisionnement et de fournir, sur demande, des informations sur les usines et autres sites détenus en propre et/ou sous-traités qui sont impliqués dans la production de nos produits. Les Fournisseurs doivent faire preuve, conformément à la loi, d’une diligence raisonnable sur l’origine et la chaîne d’approvisionnement de leurs propres produits et, par conséquent, d’imposer a minima le même niveau d’exigence à leurs fournisseurs de niveau supérieur suivant. En fonction de la taille et de la nature de leur activité, I-TEN attend de ses Fournisseurs qu’ils mettent en place des systèmes de suivi et de gestion permettant d’assurer le respect des lois et réglementations, ainsi que des exigences exprimées dans le Code. Les Fournisseurs sont encouragés à mettre en oeuvre leur propre code de conduite formalisé et à transmettre leurs principes aux entités qui leur fournissent des biens et des services. Les Fournisseurs sont tenus de maintenir des procédures efficaces pour encourager leurs employés à faire des choix éthiques et responsables dans leur pratique professionnelle, au-delà du respect des lois, des règlements et des exigences contractuelles.
Le Fournisseur se doit d’alerter I-TEN en cas de modification de la chaîne d’approvisionnement et/ou de sites de production. I-TEN se réserve le droit de refuser lesdites modifications.
2.9 Garantir le respect des règles de comptabilité, de gestion et des obligations d’informations financières/reporting financier
Il est attendu du Fournisseur qu’il suive et respecte les principes de comptabilité et de gestion et si, applicable les règles de reporting financier.
3. Contrôle et sanctions
I-TEN pourra procéder à d’éventuels contrôles ou audits directement ou par un organisme agréé pour s’assurer du respect de ce Code par le Fournisseur. Le respect de ce Code fait partie des obligations contractuelles entre I-TEN et le Fournisseur. De même, la conformité aux principes établis dans ce Code constitue un critère important dans le cadre du processus de sélection et de maintien du Fournisseur. Le non-respect de ce Code peut être une raison suffisante pour mettre fin aux relations commerciales/d’affaires avec le Fournisseur sans droits à indemnité quelconque en fonction de la gravité de la violation et des circonstances spécifiques. I-TEN serait également susceptible de dénoncer auprès des autorités compétentes les agissements du Fournisseur qui s’avèreraient contraires aux principes détaillés au sein du Code.
4. Reconnaissance du Fournisseur
Le Fournisseur reconnaît par la présente avoir reçu le Code et convient que l’ensemble de ses collaborateurs, ses filiales et les collaborateurs de ses filiales, actuels ou futurs, traitant ou amenés à traiter avec I-TEN recevront le Code et se conformeront à tous ses termes.
Le Fournisseur reconnaît que son manquement à se conformer à un ou des principe(s) tel(s) que visé(s) dans le Code, constituera une violation aux obligations essentielles du Fournisseur dans le cadre de sa relation commerciale/d’affaires avec I-TEN qui pourrait contraindre I-TEN à devoir mettre un terme à ladite relation commerciale/d’affaires et à en informer les autorités compétentes le cas échéant.
Si d’aventure, le Fournisseur avait connaissance ou était témoin d’un comportement de la part d’un de ses collaborateurs/salariés, ou au contraire de la part d’un collaborateur/salarié d’I-TEN, qui serait contraire aux principes énoncés dans le Code, le Fournisseur reconnaît qu’il devra prévenir le service compétent d’I-TEN à l’adresse suivante : legal@iten.com, de sorte que toutes les mesures appropriées puissent être prises pour stopper le comportement contraire ainsi soulevé.
Le Fournisseur reconnaît également que son engagement à se conformer au Code n’oblige en rien I-TEN à conclure des contrats avec ou à passer des commandes au Fournisseur.
FORMULAIRE D’ACCEPTATION DU CODE DE CONDUITE DES FOURNISSEURS
Société : __________________ Nom : ___________________ Fonction : ________________
Dûment habilité à agir au nom et pour le compte de la Société
Contact principal du Fournisseur chez I-TEN : __________________
Lieu : __________________
Date : __________________
Signature : __________________
Cachet de l’entreprise : __________________